Microsoft 365 sa stal základnou súčasťou fungovania mnohých firiem. Emaily v Exchange Online, dokumenty v SharePointe a OneDrive, spolupráca cez Microsoft Teams - veľká časť firemných informácií dnes existuje práve v cloudovom prostredí Microsoftu.
S tým však vznikol aj jeden pomerne rozšírený predpoklad:
„Keď sú naše dáta v cloude Microsoftu, sú automaticky zálohované.“
Cloud však nie je synonymom zálohy.
Microsoft zabezpečuje robustnú cloudovú infraštruktúru, vysokú dostupnosť služieb a množstvo mechanizmov na ochranu a obnovu dát. To však neznamená, že každá firma automaticky disponuje nezávislou zálohou svojich dát ani že dokáže obnoviť akékoľvek dáta do ľubovoľného bodu v minulosti.
A práve tento rozdiel sa často ukáže až vo chvíli, keď už firma dáta potrebuje obnoviť.
Dostupnosť služby nie je to isté ako záloha dát
Pri uvažovaní o Microsoft 365 je dôležité oddeliť dve veci.
Prvou je dostupnosť služby.
Microsoft prevádzkuje dátové centrá, infraštruktúru, servery, siete a samotné cloudové služby. Úlohou poskytovateľa je zabezpečiť, aby bola platforma spoľahlivá a dostupná.
Druhou vecou je však ochrana konkrétnych firemných dát a schopnosť ich obnovy podľa potrieb organizácie.
Firma by preto mala vedieť odpovedať napríklad na otázky:
- Čo sa stane, keď používateľ omylom vymaže dôležitý priečinok?
- Dokážeme obnoviť e-mail alebo dokument, ktorého stratu si všimneme až po dlhšom čase?
- Čo ak dôjde k poškodeniu alebo nechcenej zmene veľkého množstva súborov?
- Čo sa stane s dátami používateľa po zrušení jeho účtu?
- Ako rýchlo dokážeme obnoviť dáta po bezpečnostnom incidente?
- Máme k dispozícii nezávislú kópiu dát oddelenú od primárneho prostredia?
Tieto otázky už nesúvisia iba s tým, či „Microsoft funguje“. Sú súčasťou dátovej stratégie, bezpečnosti a kontinuity podnikania konkrétnej firmy.
Najväčšou hrozbou nemusí byť hacker
Keď sa povie strata firemných dát, väčšina ľudí si predstaví kybernetický útok alebo ransomware.
V praxi však môže byť príčina oveľa jednoduchšia.
Používateľ môže omylom vymazať súbor alebo celý priečinok. Zamestnanec môže prepísať dokument nesprávnou verziou. Chybná synchronizácia môže ovplyvniť viacero zariadení. Administrátor môže urobiť nesprávnu zmenu. Firma môže incident odhaliť až s časovým odstupom.
A samozrejme, existujú aj úmyselné incidenty – kompromitované používateľské účty, škodlivý softvér alebo ransomware.
Pri každom z týchto scenárov je podstatná rovnaká otázka:
Dokážeme dostať naše dáta späť v stave, v akom boli pred incidentom?
To je oveľa praktickejšia otázka než všeobecné „Máme dáta v cloude?“.
Retencia a záloha nie sú to isté
Microsoft 365 poskytuje množstvo mechanizmov na uchovávanie, ochranu a obnovu informácií. Retenčné politiky, koše, verzovanie či ďalšie možnosti platformy sú veľmi užitočnou súčasťou ochrany dát.
Nie je však správne automaticky zamieňať všetky tieto mechanizmy za klasickú nezávislú zálohu.
Retencia rieši predovšetkým pravidlá uchovávania dát. Backup rieši vytvorenie obnoviteľnej kópie dát a schopnosť ich v prípade potreby obnoviť.
Oba prístupy sa môžu dopĺňať, ale plnia odlišné úlohy.
Pri návrhu ochrany Microsoft 365 by preto firma nemala riešiť iba to, ako dlho sa informácie uchovávajú, ale tiež:
Čo zálohujeme? Ako často? Kam? Ako dlho zálohy uchovávame? Kto k nim má prístup? A predovšetkým – ako rýchlo ich vieme obnoviť?
Backup bez otestovanej obnovy je iba predpoklad
Jedna z najčastejších chýb pri zálohovaní nesúvisí so samotným vytváraním záloh.
Súvisí s obnovou.
Firma môže mať pocit, že je chránená, pretože zálohovací systém každý deň hlási úspešné dokončenie úlohy. Skutočná hodnota zálohy sa však ukáže až v momente, keď z nej treba dáta obnoviť.
Preto by súčasťou backup stratégie mali byť aj pravidelné testy obnovy.
Organizácia by mala poznať svoje RPO (Recovery Point Objective) – teda koľko dát si môže dovoliť stratiť z pohľadu času – a RTO (Recovery Time Objective), čiže ako dlho môže trvať obnovenie služby alebo dát.
Iné požiadavky bude mať malá kancelária a iné výrobná firma, ktorej desiatky alebo stovky zamestnancov denne pracujú s kritickou dokumentáciou.
Technológia by preto mala nasledovať požiadavky biznisu, nie naopak.
Microsoft 365 je bezpečný cloud. To však nie je celá otázka.
Diskusia o zálohovaní Microsoft 365 niekedy skĺzne k otázke:
„Je Microsoft 365 bezpečný?“
To však nie je najpresnejšie položená otázka.
Microsoft investuje obrovské prostriedky do bezpečnosti a dostupnosti svojej cloudovej platformy. Ani najlepšie zabezpečená cloudová infraštruktúra však nedokáže eliminovať všetky riziká spojené s používateľskými chybami, konfiguráciou, kompromitovanými účtami alebo požiadavkami konkrétnej organizácie na dlhodobú obnovu dát.
Lepšia otázka preto znie:
„Dokážeme obnoviť naše firemné dáta vtedy, keď ich budeme skutočne potrebovať?“
A ideálne by odpoveď nemala byť „myslíme si, že áno“.
Mala by byť overená.
Čo by mala firma pri zálohovaní Microsoft 365 riešiť?
Pri návrhu ochrany Microsoft 365 je vhodné pozerať sa na prostredie ako na celok. Typicky ide o dáta v Exchange Online, OneDrive, SharePointe a Microsoft Teams, pričom konkrétny rozsah ochrany závisí od používaných služieb a potrieb organizácie.
Dobrá backup stratégia by mala zohľadňovať najmä:
Nezávislosť zálohy.
Záložná kópia by mala znižovať závislosť od produkčného prostredia a jedného bodu zlyhania.
Retenciu.
Firma musí vedieť, ako ďaleko do minulosti potrebuje byť schopná dáta obnovovať.
Granularitu obnovy.
Niekedy potrebujete obnoviť celý účet alebo lokalitu, inokedy iba jediný email, súbor či priečinok.
Bezpečnosť záloh.
Zálohovacie prostredie musí byť samo chránené pred neoprávneným prístupom, kompromitáciou či zmazaním.
Rýchlosť obnovy.
Pri incidente nerozhoduje iba to, či záloha existuje, ale aj to, ako rýchlo sa firma dokáže vrátiť do normálnej prevádzky.
Monitoring a testovanie.
Úspešná zálohovacia úloha ešte neznamená úspešnú obnovu. Restore scenáre je potrebné pravidelne overovať.
Zálohovanie Microsoft 365 nie je iba IT téma
Strata emailov, zmlúv, projektovej dokumentácie alebo dát zo SharePointu nie je iba technický problém.
Môže znamenať odstávku zamestnancov, oneskorenie projektu, problémy so zákazníkom, finančnú stratu alebo komplikácie pri plnení interných a regulačných požiadaviek.
Preto v corptechu nevnímame zálohovanie iba ako ďalšiu položku v IT infraštruktúre.
Je to súčasť business continuity – schopnosti firmy pokračovať vo fungovaní aj vtedy, keď nastane problém.
Technológia má totiž skutočnú hodnotu až vtedy, keď pomáha firme zvládnuť reálny incident.
Poznáte odpoveď pre svoju firmu?
Ak používate Microsoft 365, skúste si položiť jednoduchú otázku:
Keby sme dnes prišli o kritické emaily, dokumenty alebo dáta v Microsoft 365, z akého bodu ich dokážeme obnoviť a ako dlho by nám to trvalo?
Ak na túto otázku nemáte jednoznačnú a overenú odpoveď, stojí za to skontrolovať súčasné nastavenie ochrany dát.
V corptechu pomáhame firmám navrhovať IT infraštruktúru, bezpečnosť, zálohovanie a disaster recovery tak, aby neexistovali iba na papieri, ale fungovali aj vtedy, keď ich firma skutočne potrebuje.
Máte zálohovanie Microsoft 365 vyriešené? Radi sa pozrieme na to, či vaša súčasná ochrana dát zodpovedá tomu, čo od nej váš biznis potrebuje.